← সব লিংক

শিট ব্যবহারের গাইড

পাঁচটি ট্যাব: Stock In, Products, Orders, Order Items, Dashboard। পণ্য ও কেনার তথ্য আপনি শুধু Stock In-এ লেখেন, Products নিজে তৈরি হয়। উদাহরণে একটিই নমুনা পণ্য: কোড TP01, রঙ লাল, ভ্যারিয়েন্ট L42 / C38।

পুরো কাজ এক নজরে

মাল কেনাStock In→ অর্ডার নেওয়াOrders, Order Items→ Confirmedপণ্য আলাদা রাখা→ Deliveredস্টক কমল→ Paidটাকা এল
ফেরত এলে: পণ্য দেখে নিয়ে Status = Cancelled

Products সারা শিট থেকে স্টক ও গড় খরচ নিজে হিসাব করে, সেখানে কিছু লিখবেন না।

রং দেখে চিনুন কোথায় লিখবেন

নীল হেডার
সাদা ঘর। আপনি লিখবেন।
ধূসর হেডার
ধূসর ঘর। শিট নিজে হিসাব করে, ছোঁবেন না। এডিট করতে গেলে সতর্কবার্তা আসবে। পুরো Products ট্যাবই এমন।
কমলা হেডার
শুধু Order Items-এর Unit Cost। ফর্মুলা, কিন্তু অর্ডার Confirmed হলে Paste special > Values only করতে হবে।
লাল ঘর
কিছু ঠিক নেই। কারণ ও সমাধান লাল ঘর মানে কী অংশে।

Stock In: পণ্য ও কেনার একমাত্র ইনপুট

এক সারি = একটি কেনা (নতুন পণ্য বা রিস্টক) অথবা একটি Adjust। একই পণ্য যতবার, যত দামে ইচ্ছা, নতুন সারিতে লিখুন।

কাজ অনুযায়ী কী লিখবেন

কাজলিখবেনফাঁকা রাখবেন
নতুন পণ্য (নতুন ডিজাইন, রঙ বা মাপ)Date, Type = Purchase, Photo, Code, Name, Category, Color, Variant, Price, Qty, Unit Cost (+ Extra Cost, Supplier)Restock SKU
রিস্টক (আগের পণ্য আবার কেনা)Date, Type = Purchase, Restock SKU (ড্রপডাউন), Qty, Unit Cost (+ Extra Cost, Supplier)। দাম বদলালে Price-ও।Photo, Code, Name, Category, Color, Variant
নষ্ট বা হারানোDate, Type = Adjust, Restock SKU, Qty ঋণাত্মক (যেমন -1)বাকি সব

প্রতিটি কলাম

Date আপনি
কেনার তারিখ।
Type আপনি
Purchase বা Adjust।ফাঁকা থাকলে Purchase ধরা হয়।
Restock SKU আপনি
শুধু রিস্টক ও Adjust-এ। Products-এর SKU তালিকা থেকে ড্রপডাউনে বাছুন, তালিকার বাইরের কিছু নেবে না।এটি দিলে সেটাই সারির SKU হয়, Code/Color/Variant থেকে SKU বানানো হয় না।
Photo আপনি
শুধু নতুন পণ্যের সারিতে। ঘর সিলেক্ট করে Insert > Image > Image in cell।Products ছবিটা ওই SKU-র প্রথম ছবিসহ সারি থেকে নেয়।
Code আপনি
নিজের কোড, যেমন TP01। শুরুর অক্ষরে ধরন বোঝা যায়: TP = থ্রি-পিস, PJ = পাজামা, OD = ওড়না।
Name আপনি
পণ্যের নাম।
Category আপনি
ড্রপডাউন: Three-piece, Saree, Kids, Other। নতুন ধরন নিজে টাইপ করা যায়।
Color আপনি
রঙ বা প্রিন্টের নাম, যেমন Red, Floral।
Variant আপনি
সব মাপ এক ঘরে, লেবেলসহ, / দিয়ে আলাদা, যেমন L42 / C38। মাপ না থাকলে ফাঁকা।লেবেলের তালিকা Variant অংশে।
Price আপনি
প্রতি পিসের বিক্রয়মূল্য। ০ বা তার বেশি।Products সর্বশেষ Price-সহ সারির দাম নেয়, তাই দাম বদলালে নতুন সারিতে নতুন Price দিন। ফাঁকা রাখলে আগেরটাই থাকে।
Qty আপনি
Purchase-এ ০-এর বেশি। Adjust-এ ঋণাত্মক বা ধনাত্মক।
Unit Cost আপনি
প্রতি পিসের কেনা-দাম। ০ বা বেশি।
Extra Cost আপনি
এই কেনার মোট বাড়তি খরচ (যেমন পরিবহন), প্রতি পিস নয়। না থাকলে ফাঁকা।
Supplier আপনি
Supplier 1/2/3 থেকে বাছুন, নতুন নামও লেখা যায়।
SKU অটো
Code, Color, Variant জোড়া লেগে বড় হাতের অক্ষরে, যেমন TP01-RED-L42-C38। Color বা Variant ফাঁকা থাকলে বাড়তি - আসে না।
Total অটো
Qty × Unit Cost + Extra Cost। Adjust সারিতে ০।
উদাহরণ: একই পণ্য দুই দামে, গড় খরচ
তারিখধরনQtyUnit CostExtraTotal
২০ অক্টোবরনতুন পণ্য101,00010010,100
২৫ অক্টোবররিস্টক101,200—12,000

Avg Cost = (১০,১০০ + ১২,০০০) ÷ ২০ = ১,১০৫ প্রতি পিস। Products-এ নিজে বসে যায়।

Adjust-এর নিয়ম
  • ঋণাত্মক (-1): নষ্ট, হারানো বা বিক্রির অযোগ্য পণ্য।
  • ধনাত্মক: শুধু হাতে গুনে বাড়তি মাল পেলে। ফেরত পণ্যের জন্য কখনো ধনাত্মক Adjust নয়। ফেরত মানে Order Status = Cancelled, তাতেই স্টক ফেরে। নইলে দুবার গোনা হবে।
  • Adjust প্রতিবার নতুন সারিতে লিখুন, সব সারি যোগ হয়। Avg Cost-এ Adjust ধরা হয় না।
প্রিন্টেড বা মাল্টিকালার কাপড়

প্রতিটি আলাদা চেহারার জন্য আলাদা নতুন-পণ্য সারি, Color ঘরে সেটার নাম (যেমন Floral → TP05-FLORAL-L42-C38, Red-Blue → TP05-RED-BLUE-L42-C38)। এতে প্রতিটির স্টক আলাদা গোনা হয়।

Products: পুরোপুরি অটো তালিকা

এটি Stock In, Order Items থেকে তৈরি। এখানে কিছু টাইপ বা মোছা চলবে না। নতুন সারি নিজে আসে, প্রতিটি আলাদা SKU একটি সারি, প্রথম আসার ক্রমে।

Photo, Code, Name, Category, Color, Variant
ওই SKU-র প্রথম সারি (যেখানে লেখা আছে) থেকে।
SKU
Stock In-এর সব আলাদা SKU।
Price
সর্বশেষ Price-সহ সারি থেকে।
Purchased
এ পর্যন্ত কেনা মোট পিস (Purchase সারির Qty যোগ, Adjust বাদ)।
Avg Cost
প্রতি পিসের গড় খরচ = Purchase সারির Total ÷ Purchased। ভিন্ন দামে কেনা হলেও ঠিক গড় আসে।
Reserved
Confirmed অর্ডারে আলাদা রাখা পিস।
Delivered
Delivered অর্ডারে চলে যাওয়া পিস।
Adjust
Stock In-এর Adjust সারির Qty-র যোগফল।
Available
বিক্রির জন্য এখন আসলে কত পিস আছে।
Stock
Out (০ বা কম, লাল), Low (১ বা ২, হলুদ), OK (৩ বা বেশি)।
উদাহরণ: Available

Available = Purchased − Reserved − Delivered + Adjust

২২ কেনা, ৩ Confirmed, ২ Delivered, Adjust −১ → ২২ − ৩ − ২ − ১ = ১৬, Stock = OK

Variant: কোন অক্ষরের মানে কী

পণ্যের ধরন অনুযায়ী মাপ আলাদা (জামার দৈর্ঘ্য ও বুক, পাজামার কোমর, ওড়না, বাচ্চার বয়স, মসলার ওজন)। সব এক ঘরে লিখুন, প্রতিটি মানের আগে একটি লেবেল অক্ষর দিয়ে।

L
জামার দৈর্ঘ্য (Length), L42
C
বুক (Chest), C38
W
কোমর (Waist), W30
H
হিপ (Hip), H40
S
হাতা (Sleeve), S22
SH
কাঁধ (Shoulder), SH15
PL
পাজামা বা প্যান্টের দৈর্ঘ্য, PL38
OL
ওড়নার দৈর্ঘ্য, OL90
M L XL
সাইজ ব্যান্ড, অক্ষরের পর সংখ্যা নেই: M, XL, XXL
FREE
ফ্রি সাইজ
5-6Y
বাচ্চার বয়স, Y = বছর (M নয়): 2-3Y
g kg ml
ওজন বা পরিমাণ, সংখ্যার সাথে লাগিয়ে: 500g, 1kg
নিয়ম
  • অক্ষরের পর সংখ্যা = মাপ (L42 = দৈর্ঘ্য ৪২)। অক্ষর একা = সাইজ ব্যান্ড (L = Large)। দুটো মেশাবেন না।
  • আলাদা করুন / দিয়ে, দুই পাশে ফাঁকা: L42 / C38। দশমিক চলে: L42.5।
  • ক্রম সবসময় এক: জামা (L, C) → W, H, S → পাজামা (PL) → ওড়না (OL)। ক্রম বদলালে একই পণ্য দুই SKU হয়ে যায়।
  • নতুন লেবেল বানাতে পারেন, কিন্তু এই তালিকায় যোগ করে রাখুন।
CategoryCodeColorVariantSKU (অটো)
Three-pieceTP01RedL42 / C38TP01-RED-L42-C38
Three-piece (সব মাপ)TP02BlueL42 / C38 / PL38 / OL90TP02-BLUE-L42-C38-PL38-OL90
Three-piece (ব্যান্ড)TP03GreenMTP03-GREEN-M
PajamaPJ01WhitePL38 / W30PJ01-WHITE-PL38-W30
OrnaOD01PinkOL90OD01-PINK-OL90
KidsKG01Blue5-6YKG01-BLUE-5-6Y
Other (ফ্রি)SC01BlackFREESC01-BLACK-FREE
Other (ওজন)SP01—500gSP01-500G
থ্রি-পিস সেটে পাজামা ও ওড়না

সেট সবসময় একসাথে বিক্রি হলে পুরো সেট একটি SKU। পাজামা ও ওড়নার মাপ সেটের সাথে ফিক্সড হলে Variant-এ শুধু জামার মাপ (L42 / C38) বা ব্যান্ড (M) দিন। প্রতিবার আলাদা মাপ হলে তবেই PL, OL যোগ করুন। পাজামা বা ওড়না আলাদাও বিক্রি হলে সেগুলো আলাদা পণ্য, আলাদা সারি।

Orders: অর্ডারের মূল তথ্য

এক অর্ডার = এক সারি।

Date আপনি
অর্ডারের তারিখ।
Order ID আপনি
যেমন ORD-001। একই ID দুবার নেবে না।
Customer, Address আপনি
গ্রাহকের নাম ও ঠিকানা।
Phone আপনি
১১ সংখ্যা, 013–019 দিয়ে শুরু, যেমন 01712345678। অন্যভাবে নেবে না।
Status আপনি
Pending, Confirmed, Delivered, Cancelled।
Payment আপনি
COD, bKash, Nagad বা Bank।
Paid? আপনি
Unpaid বা Paid। COD অর্ডার Unpaid থাকবে যতক্ষণ Pathao-র টাকা হাতে না আসে।
Delivery Charge আপনি
গ্রাহকের কাছ থেকে নেওয়া চার্জ। ফ্রি হলে ০।
Pathao Cost আপনি
Pathao যে কুরিয়ার খরচ কাটে।
Tracking ID আপনি
কুরিয়ারের ট্র্যাকিং নম্বর।
Items Total অটো
সব আইটেমের বিক্রয়মূল্যের যোগফল।
Items Cost অটো
আইটেমগুলোর কেনা-খরচের যোগফল।
Net Profit অটো
এই অর্ডারের লাভ, নিচে হিসাব।

Status-এর অর্থ

Pending
গ্রাহক বলেছে, নিশ্চিত নয়। স্টকে প্রভাব নেই।
Confirmed
নিশ্চিত। প্যাকিং, পাঠানো সহ ডেলিভারির আগের সব অবস্থা। পণ্য আলাদা রাখা হয় (Reserved)।
Delivered
গ্রাহক পেয়েছে। স্টক স্থায়ীভাবে কমল।
Cancelled
বাতিল বা ফেরত। রাখা পণ্য আবার Available।
Net Profit
  • Pending বা Confirmed: ০।
  • Delivered: Items Total − Items Cost + Delivery Charge − Pathao Cost।
  • Cancelled: −Pathao Cost (শুধু কুরিয়ার খরচ লোকসান)।

৭,৫০০ − ৩,৩১৫ + ১০০ − ৮০ = ৪,২০৫

রং

Status ঘরে: Pending কমলা, Confirmed নীল, Delivered সবুজ, Cancelled ধূসর। Delivered কিন্তু Unpaid হলে পুরো সারি লাল থাকে।

Order Items: অর্ডারের ভেতরের পণ্য

এক সারি = এক SKU, Qty = কত পিস। একই পণ্যের ৩ পিস হলে এক সারি, Qty = 3। দুটি আলাদা পণ্য হলে দুই সারি।

Order ID আপনি
ড্রপডাউন থেকে। অর্ডার আগে Orders-এ লিখতে হবে।
SKU আপনি
ড্রপডাউন থেকে।
Qty আপনি
০-এর বেশি। Pending অর্ডারে স্টকের চেয়ে বেশি দিলে ঘর লাল।
Unit Price আপনি
এই অর্ডারে প্রতি পিস কত দামে বেচছেন। ডিসকাউন্ট দিলে কম দাম লিখুন।
Unit Cost ফর্মুলা, পরে Values
প্রতি পিসের কেনা-খরচ, শুরুতে Products-এর Avg Cost থেকে আসে। Confirmed হলে স্থির করতে হয়।
Status অটো
অর্ডারের Status।
Line Total, Line Cost অটো
Qty × Unit Price, Qty × Unit Cost।

Unit Cost স্থির করবেন কীভাবে

ফর্মুলা থাকলে নতুন কেনায় Avg Cost বদলালে পুরনো অর্ডারের লাভও বদলে যেত।

  1. Confirmed করার আগে Products-এ Available দেখুন।
  2. Confirmed হলে ওই অর্ডারের Unit Cost ঘরগুলো কপি করুন (Ctrl+C)।
  3. একই ঘরে Paste special > Values only (Ctrl+Shift+V, ম্যাকে Cmd+Shift+V)।
  4. পরে SKU বা Qty বদলালে Unit Cost আবার দেখে নিন।
লাল ঘর

Confirmed বা Delivered অর্ডারে Unit Cost ফাঁকা বা এখনো ফর্মুলা থাকলে লাল। লাল মানে Values only বাকি।

Dashboard: সারসংক্ষেপ

কিছু লিখতে হয় না। ৮টি কার্ড, স্টকের টেবিল (সবচেয়ে কম Available আগে, সর্বোচ্চ ১৫টি) আর চারটি চার্ট: অর্ডারের Status, স্টকের অবস্থা, পেমেন্ট মাধ্যম অনুযায়ী বিক্রি, SKU অনুযায়ী Available।

Total SalesDelivered অর্ডারের পণ্যের বিক্রি। কেনা-খরচ ও ডেলিভারি চার্জ ধরা নেই।
Order Profitসব অর্ডারের লাভ (বিক্রি − কেনা-খরচ + ডেলিভারি চার্জ − Pathao খরচ)। বিজ্ঞাপন, প্যাকিং ইত্যাদি ধরা নেই।
Pending Ordersএখনো নিশ্চিত হয়নি এমন অর্ডার।
Confirmedপাঠানোর অপেক্ষায় বা পথে থাকা অর্ডার।
Delivered but Unpaid (count)ডেলিভারি হয়েছে, টাকা আসেনি, এমন অর্ডারের সংখ্যা। ০-এর বেশি হলে লাল।
Delivered but Unpaid (amount)ওই অর্ডারগুলোর পাওনা (পণ্যের দাম + ডেলিভারি চার্জ)। ০-এর বেশি হলে লাল।
Low/Out Stock Itemsকত পণ্যের স্টক কম বা শেষ।
Available Stock Valueহাতে থাকা বিক্রয়যোগ্য স্টকের কেনা-মূল্য। Reserved বাদ।
Total Sales আর Order Profit-এর তফাত

একটি Delivered অর্ডারে বিক্রি ৭,৫০০, কেনা-খরচ ৩,৩১৫, ডেলিভারি চার্জ ১০০, Pathao খরচ ৮০।

Total Sales = ৭,৫০০ · Order Profit = ৭,৫০০ − ৩,৩১৫ + ১০০ − ৮০ = ৪,২০৫

একটি অর্ডারের পুরো যাত্রা

  1. মাল কিনলে Stock In-এ লিখুন (নতুন পণ্য বা রিস্টক, উপরের টেবিল অনুযায়ী)। Products নিজে আপডেট হবে।
  2. অর্ডার এলে Orders-এ নতুন সারি: Date, Order ID, গ্রাহকের তথ্য, Payment, Status = Pending, Paid? = Unpaid।
  3. পণ্য লিখুন Order Items-এ, প্রতি পণ্যে এক সারি, Order ID একই। Qty লাল হলে স্টক কম।
  4. নিশ্চিত করার আগে Products-এর Available দেখুন। ঠিক থাকলে Status = Confirmed, তারপর Unit Cost Values only করুন।
  5. Pathao-তে দিলে Tracking ID লিখুন।
  6. গ্রাহক পেলে Status = Delivered, Pathao Cost লিখুন।
  7. টাকা এলে Paid? = Paid। না আসা পর্যন্ত সারি লাল।

রিটার্ন ও কুরিয়ার খরচ

আংশিক রিটার্ন সাপোর্টেড নয়

গ্রাহক কিছু পণ্য রেখে বাকি ফেরত দিলে শিটে ঠিকভাবে ধরা যায় না। শুধু পুরো অর্ডার ফেরত এলে Delivered থেকে Cancelled করা যায়।

পণ্য সত্যিই হাতে ফিরে এসে পরীক্ষা করা না হওয়া পর্যন্ত Status বদলাবেন না। তারপর:

সব পণ্য বিক্রির যোগ্য
শুধু Status = Cancelled। পুরো পরিমাণ Available-এ ফেরে, Adjust লাগে না।
কিছু পণ্য নষ্ট
Status = Cancelled এবং Stock In-এ Type = Adjust সারিতে নষ্ট সংখ্যা ঋণাত্মক।
ডেলিভারি চার্জ ফেরত
ওই অর্ডারের Delivery Charge = 0।
উদাহরণ

৩ পিস ফেরত এল, ১টি নষ্ট। Status = Cancelled করলে Available +৩। তারপর Stock In-এ Adjust সারিতে -1 দিলে সঠিক Available +২।

Cancelled অর্ডারে Pathao Cost
  • কুরিয়ারে যাওয়ার আগে বাতিল: 0।
  • কুরিয়ার খরচ হওয়ার পর বাতিল বা ফেরত: যাওয়া ও ফেরা, দুই দিকের মোট খরচ একসাথে লিখুন।
  • শিট যাওয়ার আর ফেরার খরচ আলাদা ট্র্যাক করে না।

লাল ঘর মানে কী

কোথায়মানেকরণীয়
Products: Availableঋণাত্মক, স্টকের চেয়ে বেশি রাখা বা বিক্রি হয়েছে।Stock In-এ কেনা ঠিক আছে কি না দেখুন, অর্ডার মিলিয়ে নিন।
Order Items: QtyPending অর্ডারে একই পণ্যের মোট Qty Available-এর বেশি।Qty কমান, বা মাল কিনে Stock In-এ লিখুন।
Order Items: Unit CostConfirmed বা Delivered, কিন্তু ফাঁকা বা এখনো ফর্মুলা।Values only করুন। SKU ভুল হলে ঠিক করে আবার করুন।
Orders: পুরো সারিDelivered, কিন্তু Unpaid।টাকা এলে Paid? = Paid।
Dashboard: Unpaid কার্ডবাকি টাকা আছে।Pathao-র হিসাব মিলিয়ে নিন।
লিখতে গেলে শিট না নিলে
  • Order ID আগে ব্যবহৃত হলে।
  • Phone ১১ সংখ্যা না হলে বা 013–019 দিয়ে শুরু না হলে।
  • Status, Payment, Paid?, Type, Restock SKU, SKU/Order ID (Order Items-এ) তালিকার বাইরের কিছু লিখলে।
  • Qty ০ বা ঋণাত্মক (Stock In-এর Adjust ছাড়া), আর Price, Unit Cost, Extra Cost, দাম ঋণাত্মক হলে।

Order Items-এ Order ID লিখে SKU ফাঁকা রাখলে Line Cost-এ #VALUE! আসতে পারে। SKU বসালেই ঠিক।

জেনে রাখুন: যা এই শিট পারে না